El proceso administrativo es el flujo continuo
e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y
control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los recursos
humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la organización
para hacerla efectiva, para sus stakeholders (partes interesadas) y la
sociedad.
Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra
dinámica.
Fase mecánica.
En la primera, fase
mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la estructura necesaria
para hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización.
La planeación es la primera
pieza de este rompecabezas.
La necesidad de
planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un medio que
constantemente está experimentando, cambios tecnológicos, económicos,
políticos, sociales, culturales.
Planear implica que
los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basen
sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.
Consiste en fijar
el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios
que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la
determinación de tiempos.
Es decir, saber qué
se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar para
alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir
(objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer?
¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un
futuro deseado.
Es así que la
planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una
jerarquía completa de Planes (de corto, mediano y largo plazo) para coordinar
las actividades.
De ésta manera, se
debe considerar como elementos (o pasos)
de la planificación:
·
Investigación del entorno e interna -
Estrategias - Políticas y Propósitos.
·
Procedimientos - Programas -
Presupuestos - Cursos de acción.
La organización, es un sistema de actividades conscientemente coordinadas; la
cooperación entre ellas es esencial para la existencia de las organizaciones.
Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que
están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común.
De ésta manera, la
organización es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que
han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la
acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar
los recursos disponibles (materiales,
humanos y financieros) cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que
lo debe ejecutar
Es decir, a fin de preparar la estructura necesaria (fase
mecánica: planeación y organización), la Organización es un proceso en donde se determina qué es lo que debe
hacerse para lograr una finalidad ya establecida o planeada (Planeación), dividiendo y coordinando
las actividades y suministrando los recursos.
De ésta manera, se
debe considerar como elementos de la organización
las normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.
Fase dinámica.
La segunda, fase
dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha
estructurado y comprende las actividades de dirección y control.
La dirección es la función
que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los
involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos.
Es así que, la
dirección como etapa del proceso administrativo, comprende la influencia del
administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de
sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.
De ésta manera, los
elementos que componen la dirección son:
- Ejecución de los planes de acuerdo con la
estructura organizacional.
- Motivación.
- Guía o conducción de los esfuerzos de los
subordinados.
- Comunicación.
- Supervisión.
- Alcanzar las metas de la organización.
El control, es la actividad
de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto
a los objetivos.
El control se
ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y
sistemática de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la
valoración de las desviaciones habidas respecto de los objetivos.
El control, pues, contrasta lo esperado (planeado) y lo
conseguido para desencadenar las acciones correctores, que mantengan el sistema
regulado, es decir, orientado a sus objetivos con el fin de buscar la mejora
continua.
El control es una
etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización sino existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos
van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de
control es muy amplio, a fin de incentivar que cada uno establezca una
definición propia del concepto recordemos que según un estudioso en el tema, Henry Fayol, el control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el
plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Interrelación entre las funciones.
En la práctica
real, las 4 funciones fundamentales de la administración están entrelazadas e
interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo antes que
se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en
particular, sino como parezca exigirlo la situación.
Al establecer una
nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el
proceso, pero, en una empresa en marcha, el administrador puede encargarse del
control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber
ser adecuada al objetivo específico.
Típicamente el ejecutivo
se halla involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada
uno. Para el “no administrador” esto puede dar la impresión de deficiencia o
falta de orden. En tanto que, en realidad, el administrador tal vez está
actuando con todo propósito y fuerza. A la larga, por lo general, se coloca
mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la
situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse,
antes que otras puedan ponerse en acción.
Las funciones fundamentales no se ejecutan en forma independiente
una de otra sino que se entrelazan entre sí. Forman de esta manera una
interrelación entre las mismas, de tal forma que la ejecución de una influye
sobre los demás.
Coordinar es
establecer la armonía entre todos los actos de una empresa de manera de
facilitar su funcionamiento y procurar el buen éxito.
La coordinación de
las funciones fundamentales (Planear. Organizar. Dirigir. Controlar):
·
Garantizan la disponibilidad del
personal, a todos los procesos de la empresa que contribuyan a la productividad
organizacional.
·
Garantizan la gestión efectiva del
presupuesto aprobado para el proceso de diseño de la organización con el fin de
ejecutarlo según los lineamientos económicos de la empresa.
·
Consolidan y actualizan permanentemente
los estandartes organizacionales para dar cumplimiento al alineamiento
organizacional desarrollando mayor rentabilidad y mejores prácticas de negocio.
La
importancia del proceso administrativo radica en la previsión de los fenómenos
futuros y el control de los recursos en forma sistemática y ordenada.
D2 Consultora Empresarial
CoDirectoras: Dra. LA. María Laura D'Avanzo - Dra. CP. Judith Yanina Bulian
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