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jueves, 26 de septiembre de 2013

5 pasos para la creación de una base de datos de clientes.

Cada negocio debe mantener una base de datos de clientes bien actualizada que incorpore todos los detalles de los clientes. Estos detalles son muy importantes, porque son la base sobre cual la empresa puede ponerse en contacto con los clientes para nuevas llegadas de productos o servicios, indicios de final de temporadas de ventas, recomendaciones de resolución. En otras palabras, un buen registro de clientes actúa como intermediario entre la empresa y los clientes.

La construcción de un fuerte registro de clientes requiere los siguientes pasos.

Tener un aplicativo adecuado y saber el contenido de su base de datos.
Este es el primero y más importante paso que usted debe tener en cuenta al configurar la base de datos de clientes. Usted debe ser organizado cuando se trata de su base de datos y no hay mejor manera de hacerlo que tomar la ayuda de un buen aplicativo que haga la disposición de los datos fácil. Usted debe tener acceso a cada dato en cualquier momento. Ese es el éxito de una buena base de datos. Además, cuando elige un aplicativo, usted debe saber qué exactamente quiere que su base de datos tenga. Los detalles comunes que se encuentran en la mayoría de los registros de los clientes son el nombre del cliente, dirección (residencia y oficina), número de teléfono, fecha de nacimiento, correo electrónico, etc.

Conocer los usos de la base de datos.
El aplicativo de gestión de base de datos podría ser manejado de una manera muy eficiente si usted conozca los lugares exactos donde se utilizará la base de datos. Algunas empresas la utilizan para la generación de informes específicos para entender las tendencias del mercado, algunas empresas la publican, otras mantienen alta confidencialidad, etc. Una vez que se conozcan los usos, sería fácil de clasificar los informes en consecuencia en diferentes campos y carpetas.

Organización eficaz y autorización de la base de datos.
Su base de datos podría ser muy eficaz una vez que los campos se hayan establecido correctamente. Debe tener cuidado de que usted no siga ninguna plantilla de lujo que es difícil de mantener y organizar. Debe seguir una plantilla simple, en que se pueden grabar todos los detalles correctamente. Cada campo de la plantilla debe tener las autorizaciones pertinentes, para que resulte útil en la recuperación de los datos.

Planear sus informes y personal autorizado.
Los diferentes usuarios pueden ser obligados a utilizar diferentes informes; por eso su base de datos de clientes debe ayudar de tal manera que se podrían utilizar los informes habituales en adición a cualquier informe personalizado que se necesita.
Es muy importante para la seguridad de los datos. Solamente los empleados autorizados deben acceder a la base de datos, manteniendo así la confidencialidad de los mismos.

Revisión antes de lanzar.
Antes de utilizar su base de datos de clientes, tiene sentido probarla primero internamente, asegurarse de que esté trabajando bien y conocer los matices de la resolución de problemas en caso de que no funcione.

martes, 17 de septiembre de 2013

Tips para lograr una comunicación asertiva, eficaz y completa.



Comunicarnos en función de la necesidad de nuestro interlocutor, se plantea como un fuerte desafío, sin embargo, aplicando algunos tips de manejo de información, escucha activa, y sincronización con el ritmo del otro podemos lograr una rápida y efectiva comunicación.

Cuando hablamos de comunicación, dependiendo de cómo hayamos conocido inicialmente su significado, se nos vienen dos ideas a la cabeza: si hemos conocido los conceptos teóricos que la sustentan, tal vez imaginemos el famoso cuadrito de Emisor, Mensaje, Receptor; sino lo más probable es que pensemos en la comunicación como en dos campos: HABLAR Y ESCUCHAR. No obstante la comunicación es mucho más que eso, la comunicación implica además un pentagrama que contiene tonos, ritmos y como ocurre con la música, cada uno prefiere ritmos diferentes.

Nuestra manera de comunicarnos se halla ligada al hemisferio cerebral que tenemos más desarrollado, si bien variamos nuestro discurso en función de cada caso particular, tendemos siempre a parapetarnos en el modelo que tengamos más afianzado. Comprender que lo mismo ocurre con nuestro interlocutor y dar respuestas en función de su modelo mental dominante nos ayudará a acortar tiempos y ser más eficientes.

En función de lo antedicho, podemos visualizar 4 tipos de personas:
a) Aquellas que están orientadas a la acción.
b) Las que están orientadas a los métodos.
c) Las que están signadas por las ideas.
d) Las que tienen un enfoque hacia las personas.

Cada una de ellas posee particularidades que les son propias y que definen la mejor forma en la que pueden comprender el mundo, ya que la comunicación, no sólo se trata de palabras, sino también de gestos y ritmos.

Las Personas orientadas a la acción son aquellas a las que parece que el tiempo apremia siempre, son personas orientadas a resultados rápidos, poseen una gran capacidad de síntesis, se sienten motivados por los desafíos y la teoría suele aburrirlos bastante.

Aquellos orientados a los métodos son personas estructuradas, detallistas, que realizan un balance de pros y contras antes de tomar una decisión. Necesitan conocer el detalle más finito de cada situación para sentirse seguros. Poseen una gran capacidad de análisis y sus decisiones vienen siempre desde la lógica.

Los más creativos suelen ser las personas cuyo desarrollo mayor se encuentra en las ideas, son los provocadores, los impetuosos, los revolucionarios, aquellos que hablan abiertamente de sus proyectos, los que son extrovertidos, y a veces poco focalizados. Su gran capacidad creativa ocasionalmente puede ser un limitante a su capacidad de escucha.

Por último, nos encontramos con personas que tienen un claro enfoque hacia las personas, hacia las relaciones humanas. Estas personas suelen ser muy solidarias, siempre dispuestos a ayudar a los demás, se encuentran motivados por todas aquellas actividades que impliquen trabajo en equipo.

Como vemos, existen grandes diferencias entre cada una de estas tipologías, es por ello que si no logramos “sincronizar” con el otro, en ritmos y en formas de mostrar la información, es muy posible que no logremos una comunicación efectiva.

Habiendo comprendido esto, veamos ahora qué hacemos para comunicarnos.

1. Enfaticemos con el modelo del otro: Puede que yo sea una persona de acción, pero si mi colaborador, o mi jefe es una persona de métodos y yo no logro adecuar mi comunicación, no lograré que “compre” mis propuestas.

2. Eliminemos los filtros de la Percepción: La forma en la que miramos el mundo, viene directamente de la mano de nuestras percepciones. Debemos respetar e intentar entender que el otro posee las suyas propias y lograr abrir un tercer canal que sea el “común”.

3. Escuchemos activamente: Es claro que oír y escuchar son dos acciones sumamente diferentes, el problema es que cuando nos habla una persona con un ritmo diferente del nuestro, solemos poner nuestro oído en “off”, seguimos estando físicamente pero nuestra cabeza ya se fue a pensar en otras cosas. Este “off” es uno de los obstáculos más frecuentes e importantes de la comunicación.

4. Intentemos adecuar la información que damos al modelo del otro: Luego de analizar el modelo del otro, es una buena idea, ordenar la información que presentemos de manera que el otro pueda “activar sus sensores” ya que presentamos las cosas de una manera que pueda serle amigable.

Teniendo en cuenta los tipos de modelos y algunas reglas de la buena comunicación, veamos de mostrar la información adecuándola al Interlocutor:

Con personas orientadas a la acción:
a. Utilicemos un ritmo rápido
b. Presentemos la información desde los resultados
c. Reforcemos las ideas desde la práctica
d. Apoyemos la información con elementos visuales (gráficos, vídeos, fotos)

Con personas orientadas a los métodos:
a. Organicemos la información de manera lógica
b. Presentemos las cosas con detalles y precisión
c. Hablemos de fundamentos
d. Mostremos el status actual de las cosas y los resultados esperados.
e. Incluyamos ventajas y desventajas de las opciones
f. Pongamos tablas y diagramas tipo Ishikawa o Gantt.

Con personas de Ideas:
a. Respetar largos tiempos de debates
b. Enfatizar los aspectos innovadores de las propuestas
c. Presentar el tema conceptualmente
d. Subrayar las recomendaciones
e. Iniciar con una mirada global y luego ir a los detalles

Con personas orientadas a las Personas
a. Debemos realizar una introducción breve e informal
b. Mostrar la relación entre lo que proponemos y la gente
c. Demostrar que nuestra propuesta antes funcionó
d. Usar estilos de escritura y diálogo muy informales.

Sé que no es fácil, pero poniendo en práctica estos tips lograremos una comunicación, asertiva, eficaz y completa.

jueves, 12 de septiembre de 2013

Objetivos S.M.A.R.T.



La mayoría de los gerentes y directores estarían de acuerdo con las siguientes declaraciones:

“Rara vez hay tiempo suficiente para completar todas mis responsabilidades, independientemente de lo bien que mi día fue planeado en el papel."

“Me gustaría poder contar con más tiempo para cumplir con mis plazos y producir resultados de alta calidad de forma consistente."

Todos nosotros tenemos 168 horas por semana para administrar. Cómo pasamos esta cantidad fija de tiempo determina nuestro éxito en el trabajo y nuestra calidad de vida.

Factores básicos que afectan la administración de tiempo.

Todo el mundo administra el tiempo. Algunos lo manejan con eficacia, mientras que otros no. Entender los factores que influyen en el éxito o el fracaso de la administración de su tiempo puede ayudar a orientar su atención en mejorar su rendimiento. Factores que afectan la administración del tiempo incluyen, más no se limitan a los siguientes elementos:

•Actitud
•Prioridades
•Planificación
•Objetivos
•Interrupciones
•Postergación
•Programación
•Papeleo
•Reuniones
•Trabajo en equipo

¿Le suena familiar? La mayoría de estos factores pueden ser positivos o negativos, dependiendo de la forma en que los administre. Los gerentes exitosos entienden y aceptan que el tiempo es un recurso fijo, no se puede ampliar ni acortar. Sin embargo, el tiempo puede ser maximizado a través de técnicas eficaces de administración del mismo.

Un método que ha demostrado tener éxito es el uso de metas S.M.A.R.T. (por sus siglas en inglés). Muchos directivos con experiencia saben que el establecimiento de objetivos S.M.A.R.T. puede mejorar la producción, ventas, marketing, realización de proyectos y desarrollo de estrategias para todas las empresas. Sin embargo, incluso los gerentes exitosos a menudo pasan por alto el valor que los objetivos S.M.A.R.T. pueden aportar a sus esfuerzos personales de administración del tiempo.

Objetivos S.M.A.R.T. para la administración del tiempo.

He aquí algunas maneras efectivas de usar las técnicas S.M.A.R.T. para generar más tiempo y que usted pueda manejar sus funciones con eficacia. Adopte estas sugerencias o desarrolle sus propias variaciones para maximizar su tiempo y mejorar su gestión del rendimiento.

•Específica. (Specific) Para que este componente funcione bien, debe comprometerse a ser lo más detallado posible. Por ejemplo, si usted tiene una presentación dentro de cinco días, podría adoptar un horario específico. Usted podría comprometerse a tener un primer borrador completado el día 1, un proyecto mejorado en el día 2, practicar su presentación en el día 3, y perfeccionar la presentación en día 4. Para el día 5, usted estará listo para hacer la presentación de su vida.

•Mensurable. (Measurable) Defina cuidadosamente sus puntos de referencia (puntos de partida) para medir su progreso y eficacia. Por ejemplo, si usted decide llamar a un 20 por ciento de sus clientes potenciales la semana que viene, posteriormente rompa su meta en objetivos diarios medibles. Si su universo contiene 50 nuevos clientes potenciales, comprométase a contactar al menos 10 por día durante la semana próxima. De este modo puede medir su rendimiento día a día con un punto de referencia sólido para ayudarle a concentrarse. No se preocupe, encontrará el tiempo una vez que se comprometa con este plan.

•Alcanzable. (Achievable) Este componente puede ser uno positivo que se convierte en negativo si no se tiene cuidado. Si bien es admirable ser agresivo con sus metas, establecer su valor demasiado alto haciéndolas inalcanzables, puede ser contraproducente. Sea razonable, establezca sus metas de gestión del tiempo para permitirle llegar a sus proyecciones. Esto lo deja sin excusas para no lograr sus objetivos. Usted sabrá que si las metas no se cumplen, habrá buenas razones, mismas que usted puede corregir la semana siguiente. Así gana de cualquier manera.

•Orientada hacia los resultados. (Result-oriented) Enfóquese siempre en lo que quiere, no en lo que usted NO quiere. Establezca sus metas de manera positiva, sin mencionar ninguna ramificación de los objetivos no alcanzados. Si esto suena como un enfoque "ojos en el premio", está en lo correcto. Hasta que alguien demuestre que los objetivos se puede lograr, centrándose en los resultados que usted no desea, la única manera de tener éxito es grabar el resultado deseado y fijar todos sus conocimientos de administración en alcanzarlo.

•Con tiempo determinado. (Time-limited) Establecer un objetivo que diga: "Algún día voy a comunicarme con mi base de clientes para aumentar las ventas," es totalmente inútil. Como los gerentes experimentados saben bien, "algún día" nunca llega en el maravilloso mundo de los negocios. Las metas S.M.A.R.T. siempre tienen un periodo de tiempo específico para medir y alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, frases como "Me pondré en contacto con el 10% de mi base de clientes por correo directo, teléfono, o e-mail cada semana", establece la limitación de tiempo necesaria para el logro de objetivos.

Utilizar técnicas S.M.A.R.T. para generar más tiempo para que usted pueda administrar y desempeñar sus funciones es muy simple y eficaz, funcionan. Si usted ha usado estas técnicas antes para alcanzar objetivos de ventas, financieros o de algún proyecto, ya sabe cómo crear y poner en práctica esta "tecnología." Usted ya debe saber que la fijación de objetivos S.M.A.R.T. es muy eficaz. Se llevará una grata sorpresa respecto a lo efectivas que son ayudándolo a tener mayor tiempo para convertirse en la estrella de administración que desea ser.

miércoles, 4 de septiembre de 2013

16 consejos para una entrevista laboral exitosa.


Es importante conocer éste conjunto de recomendaciones y tips para resolver de mejor manera una entrevista de trabajo, ya sea antes, durante y con posterioridad a ella.

Dicha instancia no es otra cosa que una conversación formal, en la cual cada candidato debe entregar al entrevistador los argumentos necesarios para demostrar que es la persona más indicada para ocupar la posición que está vacante.

En tal sentido, el principal propósito que debiera tener una entrevista para cada individuo no es otro que el hecho de ser contratado. Por tal motivo, es relevante que la persona se prepare adecuadamente, y a conciencia, para resolverla de la mejor manera posible.

El formato más usado es el uno a uno, en el cual el entrevistador se reúne cara a cara con el postulante. Entre las otras modalidades existentes encontramos la telefónica o por videoconferencia, que se utiliza cuando el candidato vive en el extranjero o está ubicado a más de 500 km de distancia, y la de panel, que es aquella en donde el postulante, por lo general, debe desarrollar un caso y exponerlo frente a dos o más entrevistadores. Este esquema se utiliza, por lo general, para los cargos gerenciales.

Entre los consejos para antes de que se inicie la entrevista se destacan los siguientes:

1. Presentación personal. Esto no significa que todas las personas vayan vestidos con traje y corbata, sino que haya una combinación adecuada de la vestimenta y colores por parte de cada postulante. Es decir, si el individuo decide ir “con ropa casual” a la entrevista, lo ideal es que eso se refleje y no llegue, por ejemplo, con jeans y zapatillas. Además, para el caso de los varones siempre se recomienda usar una chaqueta. No hay que olvidar que todo entra por la vista, incluso en las entrevistas por videoconferencia.

2. Puntualidad. Se debe llegar a la hora que se ha acordado, ni antes ni después. Llegar con demasiada anticipación puede ser interpretado como una señal de ansiedad y, a la vez, puede afectar la logística de las demás reuniones e inquietar al entrevistador. Si se cita a una hora específica a cada persona es justamente para evitar que los candidatos a un mismo cargo coincidan en un momento determinado. Si por fuerza mayor el postulante está atrasado, la recomendación es llamar y consultar si es posible que lo reciban un poco más tarde, o si es factible fijar una nueva fecha y hora para la entrevista. Es por tal motivo que resulta fundamental tener siempre a mano el nombre y teléfono de la persona que la efectuará.

3. Claridad con la Logística. Significa que el postulante debe saber a ciencia cierta dónde se realizará la entrevista, cuál es la ruta más corta para llegar a ese lugar, con qué anticipación debe salir hacia ese destino para llegar a tiempo, si se dispone o no de estacionamiento, etc.

4. Saludo. Como norma de educación lo primero que debe hacer todo candidato, al llegar a su entrevista, es saludar al entrevistador. Pero esta simple acción requiere saber dar la mano como corresponde, ni muy fuerte ni muy suave, pues lo primero indica excesivo ímpetu y lo segundo, indiferencia. La idea es tratar de transmitir calidez en este ritual. A la vez, y finalizada la entrevista, el postulante debe despedirse de su entrevistador con la misma cordialidad. Todo comunica.

5. Romper el hielo. Otra de las recomendaciones apunta a que el postulante debe tener la capacidad de iniciar una simple conversación antes de que comience la entrevista, como una manera de “romper el hielo”. Comentar sobre el clima, el tránsito, etc., son ejemplos de ello y ayudan a entrar en confianza.

6. Desarrollo de cuestionario con posibles preguntas. Una manera de estar mejor preparado para enfrentar las consultas que pueda hacer el entrevistador es justamente anticipándose a ello y elaborar un cuestionario con las respuestas más adecuadas.

7. Internet y Redes Sociales. Dado los múltiples beneficios que entregan Internet y las redes sociales, y partiendo de la base que se conoce el nombre de la empresa a la que se postula, hoy es posible que la persona pueden recopilar información sobre esa organización y su cultura. Ya no hay disculpas para estar desinformado. De la misma manera, hay que tener en cuenta que el entrevistador podrá usar esas herramientas para saber de los candidatos con los que se reunirá. Es por ello que la recomendación es cuidar lo que se publica en sitios como Facebook o LinkedIn.

En tanto, durante entrevista, recomendamos las siguientes claves:

8. Dejar al entrevistador que tome la iniciativa. Se debe entender que el control de la entrevista radica en la persona del entrevistador y no al revés. Es él quien hace las preguntas, maneja los tiempos y pone fin a la entrevista. No obstante, si el postulante se da cuenta que se ha omitido algún hito o hecho relevante de su currículum, la recomendación es que lo mencione de la manera más natural posible. Si la persona fue contactada por un head hunter, sin que haya postulado al cargo voluntariamente, estará en mejores condiciones para requerir mayores antecedentes del puesto, la organización, condiciones del trabajo, expectativas de sueldos, etc. No obstante, deberá entender que hay cierta información que es confidencial y que quizás no podrá ser compartida con él, por lo menos en esa fase.

9. Transmitir interés y entusiasmo. Otra sugerencia consiste en mostrar un permanente interés durante la entrevista, prestando mucha atención a las consultas recibidas y respondiéndolas con entusiasmo y en forma amena. Si la entrevista es telefónica, el tono de voz juega un papel relevante para influir en el entrevistador.

10. Ser positivo. Esto significa que siempre hay que ver “la mitad llena del vaso” cuando uno se expresa. Es decir, la persona tiene que referirse en buenos términos al trabajo que ha realizado, a sus jefes, colegas, etc. Destacar aquello que es favorable. Entrar en descalificaciones o críticas destempladas no aporta en nada e, incluso, habla mal de uno mismo, generando desconfianza.

11. Claridad al hablar. El candidato debe expresarse en los términos más simples y directos posibles. Hay que evitar “irse por las ramas” y mencionar antecedentes que no sean relevantes. Si la pregunta recibida presenta algún grado de dificultad, puede pedir que se la repitan. Eso le dará algunos segundos valiosos para pensar mejor la respuesta.

12. Conocer al detalle su vida laboral. Manejar al revés y al derecho las fechas y toda la información contenida en su currículum, le permitirán irradiar confianza, consecuencia y aumentarán su credibilidad al momento de responder. Si se trata de un cargo comercial, hay que recordar las cifras de ventas de los últimos años.

13. Tener una visión profesional. Demostrar que se tiene definida una visión de si mismo para el corto, mediano y largo plazo, que puede proyectar su carrera en el tiempo. Que sabe donde está parado y hacia donde quiere ir en ese ámbito. La persona que no tiene claridad laboral nunca es bien evaluada. Por otro lado, es importante saber que la principal razón por la que una persona es contactada por un head hunter radica en su formación y trayectoria en un área determinada. No debe interpretarse ese hecho como una oportunidad para hacer algo distinto o llevar a cabo un proyecto que se aleje de esa experiencia.

14. Dar referencias. Cada candidato debe disponer de una red de personas que puedan entregar referencias acerca de su desempeño en trabajos anteriores. No contar con ella, genera dudas.

Finalmente, y con posterioridad a la entrevista, las sugerencias son:

15. Evitar los insistentes llamados telefónicos. Los postulantes que ya fueron entrevistados tienen que esperar a que se cumplan los plazos establecidos que pondrán término al proceso en el que están participando. Es por tal motivo que deben evitar los insistentes llamados telefónicos en esa dirección. Es importante tener en cuenta que hay empresas que dan una fecha determinada para difundir los resultados y otras que, simplemente, no lo hacen. Por eso lo recomendable es preguntar, una vez que finalice la entrevista de trabajo, por los pasos que vienen a continuación para estar atento a las novedades.

16. No usar influencias. Por ningún motivo se debe contactar a un conocido del entrevistador para saber en qué etapa va el proceso en el que se está participando o, peor aún, para que influya en favor de uno.