Cómo mejorar la organización en tu negocio o área de responsabilidad?
Organizarse no es tarea fácil. Pero tener una buena organización es la única posibilidad de dar consistencia a nuestro tiempo y a nuestro negocio o área de responsabilidad, llevándolo a un nivel superior. Sin una buena organización el tiempo se nos escapa entre los dedos, siendo imposible sacar provecho de nuestros recursos, tanto propios como del equipo. Tener un sistema de gestión y procesos que garanticen el óptimo funcionamiento de nuestro negocio o área de responsabilidad es la respuesta.
Organización de tu trabajo y de tu archivo.
Seguir unos simples pasos nos ayudará a ganar eficiencia en la organización del trabajo. Seguir siempre la regla de una sola cosa a la vez, aunque recogiendo la documentación del trabajo anterior, despejando el área de trabajo para la nueva tarea; tener en cuenta que la eficiencia está basada en la flexibilidad con la que cambias de tema; y dedicar cada día 10 minutos al final de la jornada a planificar las tareas del día siguiente según importancia y urgencia, nos ayudará a nosotros y a nuestro equipo en la organización del negocio.
Por otra parte, llevar una agenda mejora nuestra eficiencia en la organización del trabajo y en nuestra gestión del tiempo. Nos libera de la preocupación de tratar de recordar qué tenemos que hacer en las próximas horas, pudiendo poner el foco en lo realmente importante en cada momento. Es imprescindible eso sí chequear la agenda con frecuencia para que el sistema funcione.
Sistema y Procesos.
Los procesos funcionan dentro de un sistema. El sistema es la estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestión determinada. Normalmente están basados en una norma de reconocimiento general que tiene como finalidad servir de herramienta de gestión para asegurar los procesos. Identifica qué sistema o sistemas existen o deberían existir en tu negocio o área.
También necesitamos identificar paso a paso los procesos que llevamos a cabo, de tal manera que no necesitemos esforzarnos en recordar qué tenemos que hacer para tareas que se repiten dentro del negocio o el área, asegurando también que otra persona pueda realizar dichos procesos si quien suele realizarlos no puede por alguna razón. Es imprescindible que tu negocio o área de responsabilidad no se paralice por la enfermedad de un miembro de tu equipo, y que tú puedas irte de vacaciones sabiendo que tu personal sabrá qué hacer con sólo mirar en una carpeta. Prepara con tu equipo listas de chequeo, que garanticen el buen funcionamiento de los procesos de tu negocio o área de responsabilidad.
La organización es fundamental para el éxito de cualquier tipo de proyecto o negocio. Utiliza todos los medios a tu alcance empezando por la agenda y el orden, enfócate en una sola cosa a la vez, y más en profundidad revisa tu sistema o sistemas de gestión y establece cuales son los procesos habituales para después de mejorarlos, documentarlos.
