El primer paso de su organización es la descripción de los puestos de trabajo así como la asignación de responsabilidades. Posteriormente tendrá lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la determinación de niveles de jerarquía a escalones de autoridad. Es lo que se llama estructura horizontal o vertical de la empresa porque los puestos están colocados de arriba a abajo o de izquierda a derecha desde el nivel más alto al más bajo respectivamente.
Organigrama (órgano = órgano u organismo + grama = gráfico) es la gráfica que representa la organización de una empresa, o sea, su estructura organizacional. Es la gráfica estadística, esto es, corresponde a la radiografía de la empresa y muestra su esqueleto y su constitución interna, pero no su funcionamiento ni su dinámica.
Como un organigrama es un grafico de las líneas de autoridad en la toma de decisiones, a veces el mero hecho de hacerlo puede mostrar incongruencias (por ejemplo, duplicidad de unidades) y complejidades (ejemplo, el de alta jerarquización) y conducir a su corrección. Un diagrama también revela a los gerentes y al personal nuevo cómo se vinculan dentro de la estructura completa.
Una dificultad de los organigramas es que solo contiene relaciones formales de autoridad y omiten las numerosas relaciones informales significativas. También muestra las relaciones principales de línea o formales, pero, no indica que calidad de autoridad existe en cualquier punto de la estructura.
Muchos organigramas muestran estructuras tal y como se supone que son y no como son en verdad. Los gerentes dudan o descuidan su actualización, olvidando que las estructuras organizacionales son dinámicas y que no debería dejarse que los organigramas se vuelvan anacrónicos.
Los gerentes que creen que el espíritu de equipo puede producirse sin describir claramente las relaciones, se están engañando a sí mismo y preparan el campo a las intrigas, frustración, falta de coordinación, duplicidad de esfuerzo, políticas vagas, toma de decisiones incierta y otras manifestaciones de ineficiencia organizacional.
