En una encuesta que hicimos, entre los datos que surgieron, se destacaba que una fuente de enorme felicidad para los ejecutivos era precisamente que te cancelaran una reunión.
Quizá no es evidente el motivo, pero la explicación sí: Hay demasiadas reuniones, por un lado, y demasiadas reuniones en las que se pierde demasiado tiempo. Que cancelen una de ellas, se percibe como una liberación de tiempo inmensa, y muchos ejecutivos, estresados por agendas de trabajo muy pesadas, lo perciben como una liberación. ¡Uff, qué bendición!
Sin estar de acuerdo con reglas rígidas que pretendan ser universalmente válidas, considero útiles y prácticas especialmente en el mundo empresarial, éstas quince pautas que ayudan a mejorar las reuniones de equipo.
1.Que sean con regularidad. Las reuniones reactivas no construyen equipo, sino grupo de bomberos dedicados a apagar incendios.
2.Con un horario y asistentes previamente establecidos. La autoridad e importancia de las reuniones pierden fuerza cuando se van cambiando sin ton ni son.
3.Que haya siempre un responsable de la reunión. No tiene que ser la máxima autoridad jerárquica. Entre sus funciones principales está coordinar y garantizar que los asistentes tienen el orden del día, material actualizado y completo de la reunión.
4.Con un orden del día definido previamente, que se recuerda al inicio de la reunión y a la vista de todos durante la misma.
5.En la que se elabora un acta y se hace seguimiento de lo acordado en las anteriores.
6.Evaluación del trabajo del equipo. Suele ser lo que menos gusta y antes se descuida y, sin embargo, es vital. ¿Cómo fue la participación de los asistentes? ¿En qué se puede mejor?
7.Con respeto. Nunca hay que permitir una falta grave de respeto. Cuando se pierde el respeto, se acaba un equipo: es sólo cuestión de tiempo.
8.Participación. Es importante que todos participen. El responsable de la reunión debe estar atento a equilibrar la participación de las personalidades dominantes e influyentes con las aquellas más introvertidas y reservadas. Se facilita la participación sin tomar partido o mostrar favoritismo.
El responsable de la reunión tiene que ayudar a los participantes a clarificar sus puntos de vista, sin juzgar el mérito de sus ideas, manteniendo una posición neutral y sin involucrarse en la discusión. Si desea hacerlo, tiene que pedir a otra persona que dirija la discusión.
9.Definir el objetivo de la reunión. Saber qué es lo que se quiere conseguir y el carácter de la reunión: informativa, ejecutiva, negociación, conciliación, etc.
10.Medir el ambiente. La persona responsable de la reunión tiene que hablar con las personas clave del equipo y sondearles sobre los temas profesionales y personales. Es útil investigar el ambiente emocional de los asistentes, por si puede haber algo delicado que puede afectar al buen desarrollo de la reunión.
11.Elección de un espacio óptimo. A veces las reuniones salen mal por no haber reservado a tiempo un espacio apto y que tenga todo lo necesario para el buen desarrollo. Se recomiendan los espacios que dificulten las interrupciones.
12.Se comienza y se termina a tiempo. Si la reunión está prevista que sea larga, es importante no ahorrar en buenos refrigerios.
13.Habla a la vez. Cualquiera que desee hablar debe indicarlo y ser reconocido antes.
14.Se habla solo sobre el tema que se discute. No permitir conversaciones privadas durante la reunión.
15.Se hacen comentarios y discusiones sobre asuntos, ideas y hechos, nunca juicios sobre personas.
Todas estas pautas tienes que estar alineadas a la verdadera esencia del éxito de los equipos altamente efectivos: saber apoyarse en las fortalezas y en las diferencias de cada uno.
