La mayoría de los gerentes y directores estarían de acuerdo con las siguientes declaraciones:
“Rara vez hay tiempo suficiente para completar todas mis responsabilidades, independientemente de lo bien que mi día fue planeado en el papel."
“Me gustaría poder contar con más tiempo para cumplir con mis plazos y producir resultados de alta calidad de forma consistente."
Todos nosotros tenemos 168 horas por semana para administrar. Cómo pasamos esta cantidad fija de tiempo determina nuestro éxito en el trabajo y nuestra calidad de vida.
Factores básicos que afectan la administración de tiempo.
Todo el mundo administra el tiempo. Algunos lo manejan con eficacia, mientras que otros no. Entender los factores que influyen en el éxito o el fracaso de la administración de su tiempo puede ayudar a orientar su atención en mejorar su rendimiento. Factores que afectan la administración del tiempo incluyen, más no se limitan a los siguientes elementos:
•Actitud
•Prioridades
•Planificación
•Objetivos
•Interrupciones
•Postergación
•Programación
•Papeleo
•Reuniones
•Trabajo en equipo
¿Le suena familiar? La mayoría de estos factores pueden ser positivos o negativos, dependiendo de la forma en que los administre. Los gerentes exitosos entienden y aceptan que el tiempo es un recurso fijo, no se puede ampliar ni acortar. Sin embargo, el tiempo puede ser maximizado a través de técnicas eficaces de administración del mismo.
Un método que ha demostrado tener éxito es el uso de metas S.M.A.R.T. (por sus siglas en inglés). Muchos directivos con experiencia saben que el establecimiento de objetivos S.M.A.R.T. puede mejorar la producción, ventas, marketing, realización de proyectos y desarrollo de estrategias para todas las empresas. Sin embargo, incluso los gerentes exitosos a menudo pasan por alto el valor que los objetivos S.M.A.R.T. pueden aportar a sus esfuerzos personales de administración del tiempo.
Objetivos S.M.A.R.T. para la administración del tiempo.
He aquí algunas maneras efectivas de usar las técnicas S.M.A.R.T. para generar más tiempo y que usted pueda manejar sus funciones con eficacia. Adopte estas sugerencias o desarrolle sus propias variaciones para maximizar su tiempo y mejorar su gestión del rendimiento.
•Específica. (Specific) Para que este componente funcione bien, debe comprometerse a ser lo más detallado posible. Por ejemplo, si usted tiene una presentación dentro de cinco días, podría adoptar un horario específico. Usted podría comprometerse a tener un primer borrador completado el día 1, un proyecto mejorado en el día 2, practicar su presentación en el día 3, y perfeccionar la presentación en día 4. Para el día 5, usted estará listo para hacer la presentación de su vida.
•Mensurable. (Measurable) Defina cuidadosamente sus puntos de referencia (puntos de partida) para medir su progreso y eficacia. Por ejemplo, si usted decide llamar a un 20 por ciento de sus clientes potenciales la semana que viene, posteriormente rompa su meta en objetivos diarios medibles. Si su universo contiene 50 nuevos clientes potenciales, comprométase a contactar al menos 10 por día durante la semana próxima. De este modo puede medir su rendimiento día a día con un punto de referencia sólido para ayudarle a concentrarse. No se preocupe, encontrará el tiempo una vez que se comprometa con este plan.
•Alcanzable. (Achievable) Este componente puede ser uno positivo que se convierte en negativo si no se tiene cuidado. Si bien es admirable ser agresivo con sus metas, establecer su valor demasiado alto haciéndolas inalcanzables, puede ser contraproducente. Sea razonable, establezca sus metas de gestión del tiempo para permitirle llegar a sus proyecciones. Esto lo deja sin excusas para no lograr sus objetivos. Usted sabrá que si las metas no se cumplen, habrá buenas razones, mismas que usted puede corregir la semana siguiente. Así gana de cualquier manera.
•Orientada hacia los resultados. (Result-oriented) Enfóquese siempre en lo que quiere, no en lo que usted NO quiere. Establezca sus metas de manera positiva, sin mencionar ninguna ramificación de los objetivos no alcanzados. Si esto suena como un enfoque "ojos en el premio", está en lo correcto. Hasta que alguien demuestre que los objetivos se puede lograr, centrándose en los resultados que usted no desea, la única manera de tener éxito es grabar el resultado deseado y fijar todos sus conocimientos de administración en alcanzarlo.
•Con tiempo determinado. (Time-limited) Establecer un objetivo que diga: "Algún día voy a comunicarme con mi base de clientes para aumentar las ventas," es totalmente inútil. Como los gerentes experimentados saben bien, "algún día" nunca llega en el maravilloso mundo de los negocios. Las metas S.M.A.R.T. siempre tienen un periodo de tiempo específico para medir y alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, frases como "Me pondré en contacto con el 10% de mi base de clientes por correo directo, teléfono, o e-mail cada semana", establece la limitación de tiempo necesaria para el logro de objetivos.
Utilizar técnicas S.M.A.R.T. para generar más tiempo para que usted pueda administrar y desempeñar sus funciones es muy simple y eficaz, funcionan. Si usted ha usado estas técnicas antes para alcanzar objetivos de ventas, financieros o de algún proyecto, ya sabe cómo crear y poner en práctica esta "tecnología." Usted ya debe saber que la fijación de objetivos S.M.A.R.T. es muy eficaz. Se llevará una grata sorpresa respecto a lo efectivas que son ayudándolo a tener mayor tiempo para convertirse en la estrella de administración que desea ser.
