A partir de la Visión de la organización. La formación debe ser planificada para alcanzar la Estrategia. Esta etapa incluye la fijación de prioridades y la separación de las actividades formativas en conocimientos y competencias. Por lo tanto, para la confección de un Plan de Formación se parte de la detección de necesidades, procedimiento que debe contemplar, en todos los casos, los planes estratégicos de la organización. Las necesidades se podrían dividir en dos grandes grupos, del presente y del futuro. Ambas son importantes y deberán ser consideradas.
Cuando los descriptivos reflejan de manera adecuada lo requerido por los distintos puestos de trabajo y, en base a ellos, se obtienen las brechas, se estaría frente a una correcta determinación de necesidades. Sin embargo, frente a la situación –bastante frecuente– de que esto no suceda (descripciones de puestos confeccionadas inadecuadamente o desactualizadas), se sugiere confrontar las brechas obtenidas con los planes estratégicos
El concepto adecuación persona-puesto, base de la detección de necesidades, debe incluir un enfoque amplio, considerando las diferentes situaciones posibles de los colaboradores. Por lo tanto, se deberá tener en cuenta:
* La adecuación persona-puesto (respecto de la posición ocupada en el presente).
* La adecuación persona-puesto (en relación con alguna posición que el colaborador podría ocupar en el futuro, según las diferentes posibilidades planteadas por los diferentes programas para el desarrollo de personas dentro de la organización).
Por lo tanto, las necesidades de formación de los colaboradores de una organización será la sumatoria de las distintas situaciones individuales planteadas.
En resumen, las necesidades para confeccionar el Plan de Formación podrían originarse en:
A. El resultado del análisis de la adecuación persona-puesto. Es decir, comparando las capacidades de las personas con lo requerido por sus respectivos puestos de trabajo y la posterior determinación de brechas. Esta fuente será eficaz en la medida en que los descriptivos de puestos estén actualizados y definidos de acuerdo a la estrategia organizacional (misión, visión, valores y planes estratégicos).
B. Cuando la fuente “A” no fuese fiable, o bien se requiera complementarla, se pueden determinar estándares a alcanzar, según la estrategia organizacional, y en base a ellos realizar la adecuación persona-puesto y la posterior determinación de brechas, igual que en el punto anterior.
C. Administrar cuestionarios a los jefes directos de los colaboradores, para que determinen las necesidades formativas de los equipos a su cargo.
Para una correcta determinación de necesidades, mediante cualquiera de los tres modos de hacerlo, expuestos en los puntos A, B y C, se debe tener en cuenta la estrategia organizacional.
D. De los distintos programas organizacionales para el desarrollo de personas surgen necesidades formativas que se suman a las anteriores.
Como se comentó en párrafos anteriores, las necesidades se pueden clasificar como del presente o del futuro. En esta categorización, las tres primeras –A, B y C– se corresponden con necesidades del “Presente”, es decir, tienen relación con los puestos que las personas ocupan en la actualidad. En cambio, la última, letra D, se relaciona con las necesidades del “Futuro”, dado que surgen de los diferentes programas de desarrollo de personas, la mayoría de los cuales prepara a individuos para ocupar nuevos puestos en un futuro más o menos cercano, según el caso.
