Como término medio una empresa industrial o de servicios tiene entre un 20 y un 30% de desperdicios sobre el monto total facturado. Cabe preguntarse ¿cómo pueden pasar sin detectarse semejantes porcentajes de desperdicios? Ello acontece debido a una razón cultural.
En primer lugar no se cuestionan los procesos ni las maneras de hacer las cosas. De hacerlo, y comprender lo que significa el desperdicio, se darían cuenta de cómo estos terminan engrosando el costo de los productos y servicios. Nadie cuestiona las inspecciones, ni los transportes internos innecesarios, ni siquiera los reprocesamientos o tiempos destinados al cambio de herramientas.
Los costos por ellos generados, que en realidad son desperdicios, terminan alegremente en los cálculos de costos. Para muchos sus productos tienen calidad porque no registran inconvenientes una vez entregados a los clientes, y no hay quejas de parte de estos, obviando la cantidad de recursos consumidos en reprocesar y hacer ajustes hasta lograr un producto óptimo.
Cabe acotar que dichos despilfarros no sólo se dan en los procesos fabriles, también tienen lugar en las oficinas, en los procesos de ventas, en los de créditos y cobranzas, e incluso en los de tesorería. Ningún sector o proceso está a salvo de los desperdicios.
En segundo lugar, en la gestión tradicional de las organizaciones no se tiene una visión de los desperdicios, ni de su magnitud, y cómo ellos afectan la rentabilidad de las mismas.
Asesoramiento y capacitación
La magnitud y trascendencia que tienen los despilfarros para la empresa afecta diversas actividades, como lo son:
El control y la auditoría interna.
El cálculo de costos, y su contabilización.
La mejora continua como proceso destinado a la eliminación de despilfarros.
La gestión operativa.
La auditoría interna no puede limitarse a corroborar el cumplimiento de normas y controles internos, autorizaciones y verificación de división de funciones, control por oposición y resguardo y registro de las operaciones y bienes patrimoniales.
De qué sirve que todo este en regla cuando existen elevados costos en labores de reprocesamiento de productos, servicios o información.
De qué sirve que se cumpla con todas disposiciones de control interno si la falta de orden en las fábricas y oficinas genera importantes improductividades y pérdidas de recursos y tiempos.
De qué sirve que se autoricen los gastos, si las reparaciones por error y falta de información apuntan siempre a los síntomas y no a las causas raíces, lo cual genera gruesas pérdidas de recursos.
Cuando las pérdidas por desperdicios son tan elevadas la auditoría interna debe concentrar sus esfuerzos en evitar los mismos, pues ellos atentan no sólo contra la rentabilidad sino también con el patrimonio de la empresa.
Al momento de calcular los costos de los productos o servicios, debe tenerse perfectamente en consideración el contenido de despilfarro que se haya detectado. Saber del nivel de desperdicio permite entre otras cosas evaluar la conveniencia de realizar diferentes inversiones y gastos para eliminar y prevenir cada una de ellas.
Al momento de calcular el costo de un producto o servicio debe distinguirse los costos reales de aquellos generados por los despilfarros. Ello tiene por lo tanto su efecto en los registros de inventarios y cuadro de resultado.
La tercer actividad que es la mejora continua parte de la detección y cuantificación de despilfarros a los efectos de proceder a la planificación y puesta en práctica de medidas destinadas a la eliminación, reducción y prevención de los mismos.
La identificación y cuantificación ayudan a fijar prioridades y objetivos en la planificación de medidas para su eliminación y prevención.
En cuanto a la gestión operativa hacemos referencia a las actividades destinadas a eliminar y prevenir los desperdicios.
Concientizar – Capacitar – Asesorar - Gerenciar
Las empresas requieren en primer lugar ser concientizadas de los desperdicios que se generan en sus procesos y áreas, haciendo hincapié en la forma en que estos perjudican los costos, los resultados, la rentabilidad, el flujo de fondos y la competitividad de la empresa.
La productividad y los costos se ven de manera significativa afectados por los niveles de desperdicios. Tanto empresarios como directivos y niveles gerenciales deben tomar una clara consciencia de ello.
También es fundamental contar con el apoyo de los empleados y operarios a los efectos de poder detectar, eliminar y prevenir los despilfarros.
La capacitación de directivos, profesionales y empleados en la gestión y control del despilfarro implica brindar conocimientos y entrenamiento en torno a los conceptos y definiciones, tipos de despilfarros, maneras de cuantificarlos, y procesos destinados a eliminarlos y prevenirlos.
El asesoramiento tanto a las labores de diagnóstico como de cuantificación de los tipos y niveles de desperdicios y sus efectos en los costos, productividad, resultados, flujo de fondos, rentabilidad y competitividad.
Las labores de gerenciamiento de proyectos de gestión y control del despilfarro, y la auditoria interna tercerizada son otros posibles servicios destinados a la detección, cuantificación, eliminación y prevención de los desperdicios.
