Los entornos empresariales se
hacen cada vez más complejos y exigentes, obligando a que las empresas sean día
a día mucho más productivas y competitivas.
En este contexto empresarial, hay
una serie de herramientas y teorías administrativas modernas que han surgido
para brindar a los empresarios elementos que les permitan incrementar sus
niveles de productividad y competitividad.
A continuación comparto diez de
estas herramientas administrativas que han sido aplicadas en varias de las
compañías más importantes de nuestra época, permitiéndoles mejorar sus procesos
y optimizar sus flujos de trabajo.
De cada herramienta encontrarás
apenas una pequeña definición, pero la invitación es a que nos contactes para
analizar más acerca de aquellas que te resulten interesantes para aplicar en tu
empresa.
Herramientas Administrativas.
1. Kaizen (Mejora Continua): Es una filosofía de trabajo Japonesa
que se enfoca en los procesos, buscando hacer que estos sean más efectivos,
eficientes y adaptables. La base milenaria de esta filosofía es: "¡Hoy
mejor que ayer, mañana mejor que hoy!". Las empresas que aplican en sus
procesos los principios y bases conceptuales del Kaizen, están firmemente
convencidas de que siempre es posible hacer mejor las cosas y que ningún día
debe pasar sin una cierta mejora.
2. Calidad total: Es una estrategia de gestión que implica la
participación continua de todos los trabajadores de una organización en el
mejoramiento del desarrollo, diseño, fabricación y mantenimiento de los
productos y servicios que se ofrecen.
Es también conocida como TQM
(Total Quality Management) y está orientada a crear conciencia de calidad en
todos los procesos de organización. Se le denomina «total» porque concierne a
la organización de la empresa globalmente considerada y a las personas que trabajan
en ella.
3. Empowerment: Traduce algo así como "Empoderamiento" y
es una herramienta administrativa muy poderosa a través de la cual una
organización le otorga a sus trabajadores la tecnología e información necesaria
para que hagan uso de ella de forma óptima y responsable (más información). La
toma de decisiones ya no depende de una sola persona, sino que los trabajadores
poseen la información, crítica y responsabilidad necesarias para llevar a cabo
sus labores cotidianas.
4. Downsizing: Es una herramienta de reestructuración empresarial
que tiene como objetivo ayudar a las organizaciones a lograr su tamaño óptimo y
la estructura adecuada. A través del downsizing las empresas llevan a cabo una
mejoría de los sistemas de trabajo, el rediseño organizacional y el
establecimiento adecuado de la planta de personal para mantener la
competitividad.
5. Coaching: Es definido como un proceso de orientación y
entrenamiento que muchas compañías prestan a directivos que están consolidados
en sus puestos y que son valiosos para las propias organizaciones. A través del
coaching se ayuda a estos ejecutivos a ser más efectivos en sus puestos. No
sólo se benefician los empleados de ellos, sino también las empresas.
La persona que realiza el proceso
de coaching recibe el nombre de coach y la persona que recibe el proceso se le
denomina coachee. Los coach hacen uso de técnicas de entrenamiento que incluyen
charlas motivacionales, seminarios, talleres, juegos y prácticas supervisadas.
6. Just in time: Literalmente quiere decir "Justo a
tiempo" y hace referencia a una filosofía que define la forma en que
debería optimizarse un sistema de producción. A través de esta filosofía se
busca que la entrega de materias primas o componentes a la línea de fabricación
lleguen "justo a tiempo" a medida que son necesarios.
7. Outsourcing: También conocida como "Subcontratación" o
"Tercerización" y consiste en la contratación de un colaborador
externo para que se encargue de operar una función que anteriormente se
realizaba dentro de una compañía. La esencia de esta herramienta es permitirle
a las empresas enfocarse en los procesos y actividades "Core" (claves
o núcleo) de su modelo de negocios mientras que una tercera empresa se encarga
de las actividades secundarias y procesos de soporte.
El outsourcing puede aplicarse en
diferentes áreas de la compañía, por ejemplo, cuando hablamos de Outsourcing
comercial se hace referencia a la contratación externa de vendedores, de la
misma manera que han decidido externalizar procesos como el manejo de los
sistemas financieros o RRHH.
8. Kanban: Es una herramienta que funciona como un sistema de
información para controlar de modo armónico la fabricación de los productos
necesarios en la cantidad y tiempo necesarios en cada uno de los procesos que
tienen lugar tanto en el interior de la fábrica, como entre distintas empresas.
Gracias a esta herramienta las empresas Japonesas han logrado gestionar y
optimizar sus flujos de trabajo, logrando mayores niveles de productividad.
9. Inteligencia emocional: No hay algo más poderoso para un líder que
poder entender las emociones propias y las de los demás para poder influir
sobre ellas. Estudios recientes han demostrado que aquellas empresas dispuestas
a trabajar en emociones positivas para sus empleados, logran mayores niveles de
productividad y competitividad. Desarrollar habilidades asociadas a la
inteligencia emocional es sin duda algo fundamental para el gerente y líder
empresarial moderno.
10. Reingeniería: Esta herramienta propone hacer cambios radicales
en los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas como en
costos, calidad, servicio y rapidez. Su objetivo es ayudar a las empresas a
incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo y complementar las
apuestas estratégicas y políticas.
¿Has usado alguna de estas
herramientas administrativas? ¿Te animas a probarlas en tu empresa? ¿Conoces
alguna otra herramienta de gestión interesante? Contáctanos!
